Pianificare come un professionista

Quando si parla di studio, produttività, organizzazione e lavoro, le proposte di prodotti, servizi, gadget, app, programmi si sprecano. Spesso è difficile capire quale prodotto o servizio possa fare al caso nostro e quale, invece, sarebbe solo un pessimo esempio di sperpero dei nostri sudatissimi dobloni pirateschi.

E allora mi sono detto: perché non fare personalmente un esperimento, perché non assumermi i rischi del mestiere e acquistare in prima persona quei prodotti e servizi per testarli e poi recensirli?

Sono un grande appassionato di canali YouTube di recensioni, specie tecnologiche, e mi piace l’idea di coniugare anche questo aspetto con i consigli per gli studenti che do tutti i giorni. E allora ecco quella che spero sarà la prima di una bella serie di recensioni interessanti.

Apriamo le danze con un “The High performance planner” di Brendon Burchard: un quaderno, un’agenda, un diario, un registro di attività, abitudini, obiettivi che si prefigge lo scopo ambizioso di stravolgere il vostro concetto di produttività, organizzando le vostre giornate, aiutandovi a vincere la maledettissima procrastinazione, facendovi raggiungere vette di risultati impressionanti e, al tempo stesso, iniettandovi una bella dose di crescita personale all’americana.

Funzionerà? Non funzionerà? Ne varrà davvero la pena?

Lo scopriamo insieme.

Ah, che sia chiara una cosa: questa recensione non è in alcun modo sponsorizzata da Brendon Burchard o da chicchessia, non ricevo alcuna commissione, tristemente. In ogni caso, se mai arriverà il momento in cui qualcuno vorrà pagarmi per recensire qualcosa, ve lo annuncerò chiaro e tondo, e comunque dirò sempre e solo quello che penso davvero. Questa è la mia opinione senza alcun filtro, il più possibile oggettiva e argomentata.

Ultima premessa: il quadernozzo è in inglese e non esiste in italiano, per cui, se avete problemi con la lingua della perfida Albione, temo che questo particolare prodotto, a prescindere, non faccia per voi.

Si comincia.

CHI È BRANDON BURCHARD

Prima di tutto chi è questo Brandon Burchard? Classe 1977, americano, oltre che un individuo dal sorriso vagamente inquietante, è un esperto di produttività, un coach e, udite udite, un motivatore. Perché gli americani, se non ci mettono in mezzo un po’ di motivazione, non sono contenti.

Burchard è anche un autore: ha scritto, infatti, libri best seller che sono arrivati al primo posto della classifica del New York Times. Come se non bastasse, ha un canale YouTube modesto, intorno agli 800 mila iscritti.

Come avrete intuito, è ossessionato dal concetto di performance e dallo studio di personaggi dalle capacità e dai risultati straordinari. I suoi videocorsi online sono stati acquistati da circa 1 milione e mezzo di persone… più o meno come Sistema ADC, iscritto più iscritto meno. Insomma, è uno che piace moltissimo. 

Personalmente sono stato attirato dalla sua idea di mettere in circolazione un quaderno che aiutasse a pianificare le giornate. Ossessionato come sono dai miei fogli Excel e dai miei Masterplan, volevo scoprire se questa sarebbe stata una valida alternativa cartacea, che magari potesse essere utile anche per gli studenti che mi seguono.

Quando Burchard parla di High Performance, intende “il raggiungimento e il mantenimento del successo a lungo termine, mantenendo allo stesso tempo un benessere diffuso e relazioni umane positive”.

Insomma, successo sì, ma non alle spese della sanità mentale dell’individuo. E devo dire che mi trova perfettamente d’accordo su questo: sono anni che cerco di inculcare nella testa degli studenti il concetto di sostenibilità dei ritmi di studio.

In ogni caso, il quaderno promette grandi cose: maggiore concentrazione, misurazioni oggettive, abitudini positive, produttività che si impenna, scientificità… e allora andiamolo a scoprire!

COS’È L’HIGH PERFORMANCE PLANNER

Prima di tutto partiamo dal materiale: il feeling è buono, la copertina è in simil pelle, l’elastico è abbastanza tradizionale, niente di speciale, ma in generale si sente che è di ottima qualità. Il formato A4 mi piace, trovo che sia una buona idea perché non mi piacciono le agende e i quadernetti troppo piccoli: temo che non possano contenere tutto e non diano sufficiente spazio.

Nella prima pagina c’è una piccola introduzione in cui Burchard ci spiega il concetto di high performance, e poi ci sono degli starter tools, ovvero due tabelle di valutazione molto interessanti che sono una sorta di check per valutare noi stessi sulle varie aree della nostra vita, produttività e abitudini. Trovo che sia una buona idea autovalutarsi anche per capire a distanza di tempo come questi parametri possano evolvere e migliorare attraverso l’utilizzo di un prodotto come questo.

Andiamo adesso a vedere come sono organizzate le pagine del quaderno. Ogni giornata è organizzata su due pagine e suddivisa in box da mezz’ora, e questo è molto simile alla tecnica che io utilizzo per il Masterplan. C’è poi uno spazio per le note in basso che può tornare utile.

Per ogni giornata ci sono due fasce laterali con delle domande che ci possiamo porre, frasi da completare, dei consigli su elementi che Burchard ritiene importanti per aiutarci ad aumentare la nostra produttività, ad anticipare eventuali problemi, a sviluppare routine e, in generale, considerazione secondo lui utili per mantenere il giusto atteggiamento in tutto quello che facciamo. In più, c’è una “score card” che ci permette di valutare la giornata da 1 a 5 rispetto a 6 parametri che Burchard ritiene fondamentali per la costruzione di abitudini positive e produttive.

Ci sono poi una serie di caselle ai lati che possono essere riempite e stimolare ulteriormente la nostra produttività.

La struttura delle giornate è sempre la stessa. Ad una prima occhiata questo potrebbe sembrare frutto della pigrizia del nostro autore, mentre in realtà è una scelta intelligente, perché compilare le stesse frasi tutti i giorni, fare lo stesso tipo di valutazioni e suddividere il tempo nello stesso modo facilita lo sviluppo di abitudini e ci aiuta a focalizzarci su aspetti che Burchard ritiene rilevanti.

Un altro dettaglio da notare è che non c’è la data, quindi questi quaderni possono essere utilizzati tutti gli anni, mesi e giorni che volete, potete comprarne una scorta e usarli nel tempo.

Al termine di ogni settimana c’è inoltre una pagina di autovalutazione più precisa su tutti i parametri, che ci aiuta a fare il punto della situazione.

Arrivati poi alla fine del mese, c’è la possibilità di avere una visione complessiva del mese passato. Ad essere sincero questa è la parte del quaderno che ho trovato meno importante, perché andare a recuperare e riportare tutti i valori registrati ogni giorno e settimana è poco produttivo secondo me, però indubbiamente questa impostazione ci aiuta se ad esempio stiamo lavorando su un macro progetto molto complesso, lungo e strutturato.

Alla fine del quaderno ci sono anche dei fogli a quadretti per eventuali note e cose che vogliamo aggiungere.

Ogni quaderno copre due mesi, dunque per gestire un intero anno di produttività è necessario comprare sei quaderni.

PRINCIPI SU CUI SI BASA IL QUADERNO

L’idea di fondo su cui si basa il quaderno credo sia descrivibile in 5 principi:

• Scrittura e compilazione. È vero, viviamo nel mondo digitale ma talvolta dimentichiamo di quanto potere ci sia nello scrivere le cose a mano. Appuntare e dettagliare quello che vogliamo e dobbiamo fare è anche un potente aiuto per lottare contro l’ansia e lo stress, quando ci teniamo dentro le cose tendiamo ad ingigantirle ed ecco che le fantomatiche “cose da fare” si trasformano in un mostro invincibile e inesauribile. Mentre invece, se le scriviamo per bene, le cose da fare sono… 14 magari. Tante, ma hanno un numero e una dimensione: non sono più un mostro, ma una lista affrontabile.

• Precisione e time boxing. Il secondo principio non potrebbe trovarmi più d’accordo, segmentare la giornata in blocchi da mezz’ora e descrivere ciò che faremo in ciascun blocco. Questo è esattamente quello che faccio e insegno io da anni con il mio Masterplan. Cercare di essere il più precisi possibile aiuta a tenere traccia di tutto, a seguire il proprio progresso, a gestire gli imprevisti e a battere l’inerzia e la pigrizia.

• Gamification. Punti, autovalutazione, tabelle da compilare, esercizi, sfide: tutti principi interessanti che aiutano a trasformare la produttività nello studio o nel lavoro in una sorta di gioco di miglioramento continuo.

• Riflessione e consapevolezza. Questo quaderno costringe a guardarsi allo specchio in modo oggettivo e a tirare fuori la verità che si nasconde dietro abitudini, pensieri, azioni. Fonde in maniera intelligente e strutturata il concetto di agenda per la pura produttività con il vecchio principio del diario a cui affidare i propri bilanci personali e magari qualche segreto.

• L’ultimo principio è la segmentazione. Suddividere non solo la nostra giornata, ma la nostra stessa organizzazione mentale in più parti, o aree ben definite, aiuta a tenere sotto controllo le variabili e aumenta la chiarezza mentale. Un principio simile lo avevo ritrovato nel Kakebo, quel tipo di quadernetto giapponese per la gestione delle finanze personali.

PREZZO

Quanto costa? Io ho comprato su Amazon il pack totale da 12 mesi per 56,68 dobloni pirateschi. A dirla tutta, per la qualità dei materiali e la strutturazione che c’è dietro, non mi sento di definirlo un prezzo eccessivo. Non costa poco, sia chiaro, ma sono meno di dieci euro a quaderno e la qualità è ottima.

RECENSIONE FINALE

Bene, ve l’ho fatto vedere, vi ho spiegato i principi su cui si poggia, come funziona e quanto costa. Ma alla fine, che cosa ne penso?

Partiamo con quello che mi piace: condivido il modo in cui è strutturato al 100% e trovo che possa essere un validissimo aiuto. Eccellente la suddivisione delle giornate, le tabelle di valutazione, l’uso di domande per agganciare l’utilizzatore e tutto il resto. Non ho alcun dubbio che possa essere di grande aiuto per studenti e lavoratori che vogliono fare un salto di qualità nella gestione delle proprie giornate.

Cosa non mi piace? Tre cose:

• Le inserzioni emotivo-personali-motivazionali che, onestamente, mi stufano un po’ e trovo superflue, so già che non mi metterei a compilarle mai. Non mi interessa descrivere alla mia agenda la mia situazione sentimentale o elencare le persone a cui essere grato nella giornata di oggi. Attenzione, però: questo giudizio è puramente soggettivo e può benissimo darsi che io sia un gretto materialista dal cuore di pietra, non metto in dubbio che a molti tutto questo possa piacere ed essere utile. E non c’è assolutamente nulla di male. Semplicemente, come direbbero gli inglesi, non è la mia tazza di the.

• Un segna pagine è troppo poco. Questa è davvero una sottigliezza, ma io sono un maniaco dei dettagli e ne avrei aggiunti altri. Non basta avere il segno sul giorno, spesso è importante tornare alla sezione della settimana o del mese… qui, invece, tocca sfogliare. E sì, sono davvero un rompiballe.

• Poi c’è il difetto più grande: io sono abituato alla gestione settimanale e trovo fondamentale poter avere una visione completa della mia intera settimana, mezz’ora o un’ora alla volta. È importantissimo per chi lavora o studia a un alto livello e ha bisogno di precisione, visione e flessibilità assolute. Qui invece, come nelle agende più tradizionali, si procede giorno per giorno, e questo, secondo me, può essere un ostacolo. Tuttavia, mi sento di dire che possa essere un eccellente passaggio intermedio per chi non è abituato a pianificare sul serio, non è pronto per un vero e proprio masterplan duro e puro e vuole cominciare ad abituarsi a questo livello di controllo.

In definitiva, lo consiglio? Assolutamente sì, se possedete queste caratteristiche:

• Amate scrivere e preferite la carta ai fogli digitali.
• Leggete senza problemi l’inglese.
• Siete principianti o intermedi nella pianificazione.
• Volete aumentare la produttività nello studio o nel lavoro.
• Vi interessa anche la questione della crescita personale e volete fare un lavoro più a lungo termine anche su voi stessi, la motivazione e tutte quelle cose lì.

Se siete super avanzati, maniaci del foglio digitale, adepti di Excel e poco inclini a quel tipo di atmosfera americaneggiante di crescita personale, probabilmente non è il prodotto perfetto per voi.

Io, dal canto mio, credo che continuerò per un po’ a dargli una possibilità ma non credo di aver trovato, neanche questa volta, il sostituto perfetto del mio amato Masterplan, uno strumento fondamentale nella pianificazione di uno studio che punti all’eccellenza. E se avete bisogno di aiuto in questo, Sistema ADC, il mio videocorso di metodo e strategia di apprendimento è la risposta.